ความนำ

        ผู้เขียนเป็นผู้ที่ศึกษาหาความรู้เรื่องการเขียนในแวดวงราชการอย่างจริงจัง ทำให้มีความรู้และเชี่ยวชาญในเรื่องหนังสือราชการ โดยได้รับเชิญไปเป็นวิทยากรบรรยายให้กับหน่วยงานของรัฐและหน่วยงานในกำกับของรัฐตลอดระยะเวลา ๑๕ ปี ส่วนมากจะบรรยายในหัวข้อกลยุทธ์การเขียนหนังสือราชการและหัวข้อที่เกี่ยวข้อง นับจำนวนเป็น ๑๐๐ ครั้ง ถ้านับตามสังกัดที่เชิญก็มากกว่า ๑๕ กระทรวง ทำให้ได้ทราบข้อบกพร่องใน
เรื่องการใช้ภาษาเสมอมา ผู้เขียนจึงขอกล่าวถึงลักษณะการใช้ภาษาไทยในหนังสือราชการ เพื่อท่านผู้อ่านที่เป็นเจ้าหน้าที่ของรัฐจะได้เกิดความตระหนักในการนำไปใช้ประโยชน์ หรือประชาชนทั่วไปจะได้นำไปปรับใช้กับการเขียนต่าง ๆ ที่ต้องใช้ภาษาไทยแบบพิถีพิถัน เช่นเดียวกับหนังสือราชการ

การใช้ภาษาไทยในหนังสือราชการ

         การใช้ภาษาไทยในหนังสือราชการเป็นการใช้ภาษาระดับทางการ (formal language) เป็นภาษาแบบมาตรฐานที่เน้นการใช้คำ ข้อความ หรือประโยคที่กระชับมุ่งใช้ถ้อยคำให้น้อยแต่กินความมาก ๆ ใช้ภาษาให้สั้นที่สุดเพื่อให้เข้าใจได้ง่ายและตรงประเด็นที่สุด มีความกระชับรัดกุมแต่ไม่ใช่ห้วนจนทำให้ขาดความสละสวย พร้อมทั้งใช้ภาษาสื่อให้เห็นถึงความจริงใจและไมตรีจิตระหว่างกันด้วย ฉะนั้น ผู้ที่ปฏิบัติงานหนังสือราชการจึงต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ความเข้าใจในการใช้ภาษาเป็นอย่างดีและมีศิลปะในการใช้ภาษา ไม่นำเรื่องที่ไม่เป็นสาระมาก่อให้เกิดความเสียหายในการใช้ภาษา อาทิ การเคร่งครัดในการตั้งกั้นหลังให้ตรงกันทุกบรรทัดเพื่อความสวยงาม แต่ไม่คำนึงถึงความผิดพลาดในเรื่องวรรคตอนและการใช้ภาษา ซึ่งนับเป็นเรื่องที่สำคัญที่ควรตระหนักเป็นอย่างยิ่ง

         ปัจจุบันเนื่องจากเทคโนโลยีมีความล้ำสมัย ผู้ปฏิบัติงานจึงมีวิธีการในการจัดทำหนังสือราชการที่เน้นความง่าย ให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วเป็นหลัก ด้วยการใช้วิธีตัดคัดลอก และวาง เป็นหลัก (cut, copy and paste)   จึงส่งผลให้เกิดข้อบกพร่องในการใช้ภาษาไทยอยู่เป็นประจำ หลายครั้งส่งผลเสียหายเป็นอย่างมากในการสื่อสารดังที่เราได้เคยรับทราบข่าวสารทางสื่อมวลชนอยู่เนือง ๆ ถึงเรื่องการใช้ภาษาที่สื่อความผิดพลาดร้ายแรง จนทำให้ข้าราชการระดับสูงต้องลาออกจากราชการมาแล้ว ตลอดถึงการใช้ภาษาในบางกรณี ที่ผู้รับหนังสืออ่านไปจนจบหน้ากระดาษแล้ว ยังไม่รู้เรื่องด้วยซ้ำว่าตกลงผู้ส่งหนังสือต้องการให้ผู้รับปฏิบัติอะไรและดำเนินการอย่างไร จึงถือเป็นความล้มเหลวของหนังสือราชการฉบับนั้นอย่างสิ้นเชิง เพราะหัวใจสำคัญของการเขียนหนังสือราชการคือ เขียนอย่างไรให้บรรลุวัตถุประสงค์ในการสื่อสาร กล่าวคือ เมื่อผู้รับหนังสืออ่านแล้วเข้าใจชัดเจนสามารถปฏิบัติได้ทันทีนั่นเอง

ข้อบกพร่องการใช้ภาษาไทยในหนังสือราชการ

          ต่อไปนี้ผู้เขียนจะขอยกรายละเอียดบางประเด็นของการใช้ภาษาไทยในหนังสือราชการที่มักพบเป็นข้อบกพร่องอยู่เสมอ หากแก้ไข หรือหลีกเลี่ยงก็จะทำให้การใช้ภาษาเป็นไปอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพในการสื่อความมากขึ้น ดังต่อไปนี้
          ๑. เขียนสะกดคำผิด แม้ว่าจะเป็นคำง่าย ๆ เช่น ปรานี มักใช้ผิดเป็น ปราณี, อานิสงส์ ใช้ผิดเป็น อานิสงฆ์, ปรารถนา ใช้ผิดเป็น ปราถนา, ลายเซ็น ใช้ผิดเป็น ลายเซ็นต์, จำนง ใช้ผิดเป็น จำนงค์, เครื่องสำอาง ใช้ผิดเป็น เครื่องสำอางค์, มงกุฎ ใช้ผิดเป็น มงกุฏ, เงินทดรองจ่าย ใช้ผิดเป็น เงินทดลองจ่าย, ราคาเยา ใช้ผิดเป็น ราคาเยาว์เชาวน์ปัญญา ใช้ผิดเป็น เชาว์ปัญญา ฯลฯ ซึ่งอาจทำให้ความหมายเปลี่ยนไปด้วย
          ๒. เว้นวรรคตอนผิดทำให้ความหมายเปลี่ยน เช่น ห้ามข้าราชการสตรีนุ่งกางเกงในเวลาปฏิบัติราชการแบ่งวรรคเป็น ห้ามข้าราชการสตรีนุ่งกางเกง ในเวลาปฏิบัติราชการ หรือห้ามข้าราชการสตรีนุ่งกางเกงใน เวลาปฏิบัติราชการ
          ๓. ใช้คำฟุ่มเฟือย วกวน เช่น ขออาราธนานิมนต์พระเดชพระคุณเจ้า, จึงเรียนมาเพื่อได้โปรดกรุณาอนุเคราะห์, ทางจังหวัดได้ทำการพิจารณาแล้วจึงได้ดำเนินการมอบหมายให้ทางเทศบาลนครนนทบุรีดำเนินการ      ในส่วนที่เกี่ยวข้องต่อไป
          ๔. ใช้คำย่อหรืออักษรย่อที่ก่อให้เกิดการเข้าใจผิด เช่นคำย่อ ผู้ว่า นายก ลง ผู้การ หรืออักษรย่อ ทน. กจ. ผบ. ดย. สสส. กห. นรม. ฯลฯ ซึ่งผู้รับอาจไม่ทราบความหมายที่แท้จริงของคำเหล่านั้น
          ๕. ใช้คำในลักษณะบังคับมากกว่าการขอร้อง อาทิ ขอให้ดำเนินการต่อไป ควรใช้ กรุณาดำเนินการต่อไป,   ให้จัดการงานที่รับผิดชอบ ควรใช้ โปรดดำเนินการตามที่รับผิดชอบ เพื่อเป็นการให้เกียรติผู้ร่วมปฏิบัติราชการ และเป็นการรักษาน้ำใจคงไว้ซึ่งมิตรภาพระหว่างกันอีกด้วย
          ๖. การตัดคำท้ายประโยคให้แยกกันอยู่คนละบรรทัด โดยไม่คำนึงถึงความหมายและความถูกต้องของหลักภาษาไทย ซึ่งส่วนมากผู้ปฏิบัติงานหนังสือตระหนักแค่การเน้นกั้นหลังตรงกันทุกบรรทัดให้ดูสวยงามเท่านั้น เช่น นน- ทบุรี, เทศ- บาล, วัฒน- ธรรม, จัดหา- งาน, พระพุทธศาส- นา, ห้องประ- ชุม, สำนัก- งาน, แต่งกายชุดสุ- ภาพ ขอความอนุ- เคราะห์ ฯลฯ
          ๗. ใช้คำผิดความหมาย อาทิ กักกันสินค้า (ต้องใช้กักตุน เพราะกักกันใช้กับสัตว์), ไม่ควรเปลี่ยนเสื้อผ้าในที่รโหฐาน (ที่จริงต้องใช้ว่า ควรเปลี่ยนเสื้อผ้าในที่รโหฐาน เพราะรโหฐาน หมายถึง ที่ลับหรือที่เฉพาะส่วนตัว)
          ๘. ใช้ภาษาที่ก่อให้เกิดความรู้สึกไม่ดีแก่ผู้รับ อาทิ ทำอย่างไรให้ประชาชนหายโง่ ซึ่งอาจใช้ว่า ทำอย่างไรให้ประชาชนมีแนวทางที่ดีในการใช้ชีวิต, เพราะไม่ตั้งใจเรียนจึงสอบไม่ได้ อาจใช้ว่า หากตั้งใจเรียนจะทำให้สอบได้,   ท่านเข้าใจผิด อาจใช้ว่า ท่านเข้าใจคลาดเคลื่อน ซึ่งการใช้ภาษาดังกล่าวเป็นการใช้ภาษาที่เหมาะสม ซึ่งนอกจากจะมีประสิทธิภาพในการสื่อความแล้ว ยังก่อให้เกิดความรู้สึกดีดีระหว่างกัน

การสรรใช้ถ้อยคำในหนังสือราชการ

           จากที่กล่าวมาทั้งหมด จะเห็นว่าการเลือกใช้ถ้อยคำในหนังสือราชการมีความสำคัญอย่างมาก ผู้เขียนจึงขอยกตัวอย่างการใช้ถ้อยคำในหนังสือราชการมากล่าวให้เห็นชัดเจนขึ้น ด้วยการสรรคำที่เป็นภาษาทั่ว ๆ ไปมานำเสนอเปรียบเทียบกับคำที่เป็นภาษาแบบแผนที่ใช้ในหนังสือราชการ เพื่อจะได้เข้าใจลักษณะการใช้ถ้อยคำภาษาไทยในหนังสือราชการให้ถูกต้องเหมาะสม ดังต่อไปนี้

 ภาษาทั่วไป                                   ภาษาแบบแผน (ราชการ)

๑. ใคร                                         ผู้ใด

๒. ที่ไหน                                      ที่ใด

๓. แบบไหน                                   แบบใด

๔. อะไร                                        สิ่งใด อันใด

๕. ได้ไหม                                     ได้หรือไม่

๖. เมื่อไหร่                                     เมื่อใด

๗. อย่างไร                                     เช่นใด ประการใด

๘. ทำไม                                       เพราะอะไร เหตุใด

๙. เหมือนกันเลย                              เช่นเดียวกัน

๑๐. คิดว่า                                      เห็นว่า มีความเห็นว่า

๑๑. ยังไม่ได้ทำเลย                           ยังมิได้ดำเนินการแต่อย่างใด

๑๒. เสร็จแล้ว                                  แล้วเสร็จ เรียบร้อยแล้ว

๑๓. ขอเตือนว่า                                ขอเรียนให้ทราบว่า

๑๔. ใช้ไม่ได้                                   ยังบกพร่อง ต้องปรับปรุง

๑๕. เดี๋ยวนี้                                     ขณะนี้ บัดนี้

๑๖. (มีความ) ต้องการ                        (มีความ) ประสงค์ (แสดงความ) จำนง

๑๗. ขอให้ช่วย                                 โปรดอนุเคราะห์

๑๘. ไม่ใช่                                       มิใช่

๑๙. ไม่ดี                                        มิชอบ ไม่สมควร

๒๐. ไม่ได้                                       มิได้ หามิได้

ความสรุป

              จากตัวอย่างการใช้ภาษาไทยในหนังสือราชการทั้งถูกและผิดที่ผู้เขียนยกมากล่าวให้เห็น หากใช้ภาษาไทยได้อย่างถูกต้องเหมาะสมจะส่งผลต่อประสิทธิภาพในการสื่อความได้อย่างชัดเจนมากขึ้น ผู้อ่านจึงควรตะหนักในการเลือกใช้ภาษา ด้วยการใช้ภาษาในระดับทางการที่เป็นภาษาแบบแผนเป็นหลัก มีการตรวจสอบการสะกดคำ การเว้นวรรคตอน การใช้คำฟุ่มเฟือย วกวน การใช้คำ หรืออักษรย่อ การใช้คำผิดความหมาย การตัดคำท้ายบรรทัด การใช้คำในลักษณะบังคับมากกว่าการขอร้อง ตลอดจนการใช้ภาษา ที่ก่อให้เกิดความรู้สึกไม่ดีแก่ผู้รับ ซึ่งผู้ใช้ภาษาจะต้องมีความพิถีพิถัน ตรวจสอบอย่างรอบคอบรัดกุม เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่จะปรากฏออกไปในวงกว้าง อันจะส่งผลเสียหาย  ให้แก่หน่วยงาน ผู้บังคับบัญชา และตัวผู้ใช้ภาษาเอง ทั้งนี้ การศึกษาถึงความถูกต้องเหมาะสมของการใช้ภาษาในหนังสือราชการ จะก่อให้เกิดความตระหนักรู้ ได้เห็นถึงรูปแบบ ในการสรรใช้ถ้อยคำที่สละสลวยและเป็นทางการ จึงควรนำไปปรับใช้กับการทำงานในหน้าที่และการเขียนงานอื่น ๆ ในลักษณะที่เป็นทางการแบบเดียวกับหนังสือราชการ เพื่อช่วยกันตระหนักในการสร้างสรรค์การใช้ภาษาไทยให้ถูกต้องเหมาะสม มีคุณภาพ มีความงดงาม และคงความเป็นเอกลักษณ์อยู่คู่ชาติไทยสืบไป

                                           เอกสารอ้างอิง

นภาลัย สุวรรณธาดา และคนอื่น ๆ. (๒๕๕๐). เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ หนังสือโต้ตอบ และรายงานการ

ประชุม.  พิมพ์ครั้งที่ ๕. กรุงเทพฯ : โรงพิมพ์ภาพพิมพ์.

ธนู ทดแทนคุณ. (๒๕๖๔). ปัญหาการเขียนหนังสือราชการของเจ้าหน้าที่รัฐ ส่วนราชการในเขตกรุงเทพมหานคร

                    ระหว่างปี พ.ศ. ๒๕๖๐-๒๕๖๒. วารสารวิชาการ มทร.สุวรรณภูมิ (มนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์)

                     ๖ (๑), ๘๐-๙๑.

                  .  (๒๕๖๑). การใช้ภาษาไทยในหนังสือราชการ. วารสารเทศบาลนครนนท์, ๒๘ (๒๗-๒๙), ๘.

                  . (๒๕๕๙). การเขียนสำหรับข้าราชการไทย ฉบับปรับปรุง. พิมพ์ครั้งที่ ๒. กรุงเทพฯ :

                 โอเดียนสโตร์.

สำนักงาน ก.พ. (๒๕๕๒). ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และปรับปรุงแก้ไข

(ฉบับที่ ๒) พ.ศ.๒๕๔๘  และภาคผนวก. พิมพ์ครั้งที่ ๒๓. กรุงเทพฯ : ส้มหวาน.

                             ------------------------------------------------

ผู้เขียนบทความ : ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ว่าที่ร้อยเอก ดร. ธนู ทดแทนคุณ

ประธานผู้รับผิดชอบหลักสูตรภาษาไทยเพื่อนวัตกรรมการสื่อสารและอาชีพ

คณะศิลปศาสตร์ ศูนย์นนทบุรี